Veri İşleme Koşulları

1. Kapsam ve roller

Bu koşullar, Parakip'in sektör paketlerini (Eğitim Kurumu Paketi, Spor Salonu ve Kulüp Paketi) kullanan kurum ve işletmelerin (bundan sonra "kurum"), kendi öğrencilerine, velilerine ve üyelerine ait kişisel verileri Parakip'e kaydetmesine ilişkindir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) bakımından bu verilerin veri sorumlusu paketi kullanan kurumdur; Parakip, verileri yalnızca kurumun talimatıyla ve hizmetin sunulması amacıyla işleyen veri işleyendir.

2. İşlenen veriler

Paket, yalnızca hizmet için gerekli verileri tutacak şekilde tasarlanmıştır: öğrencinin adı soyadı, (isteğe bağlı) doğum tarihi, sınıfı/grubu, kayıt ve ayrılış tarihleri, ücret ve ödeme bilgileri; velinin adı soyadı, telefon numarası ve yakınlığı. Spor Salonu ve Kulüp Paketi'nde üyenin adı soyadı, telefon numarası, (isteğe bağlı) doğum tarihi, acil durumda aranacak kişinin adı ve telefonu, çocuk üyelerde velinin adı ve telefonu, grubu, üyelik, giriş (yoklama) ve ödeme bilgileri. Kurum, TC kimlik numarası, sağlık bilgisi (alerji, ilaç, rapor vb.) ve diğer özel nitelikli kişisel verileri Parakip'e girmemeyi kabul eder.

3. Kurumun yükümlülükleri

• Öğrenci, veli ve üyeleri, verilerinin hangi amaçla ve hangi hizmet sağlayıcılar aracılığıyla işlendiği konusunda aydınlatmak,
• Gerekli hâllerde açık rızayı almak ve bunun kaydını tutmak,
• Verilerin doğru ve güncel olmasını sağlamak, gereksiz veri girmemek,
• Alanına davet ettiği kişilerin (öğretmen, eğitmen, muhasebeci vb.) yetkilerini ihtiyaca göre sınırlamak,
• Veli ve üyelerle yazışmaları (ör. WhatsApp hatırlatmaları) kendi hesabı üzerinden ve mevzuata uygun yapmak.

4. Parakip'in yükümlülükleri

• Verileri yalnızca hizmetin sunulması amacıyla işlemek; satmamak, reklam amacıyla kullanmamak,
• Verileri Avrupa'daki (Frankfurt) sunucularda, şifreli bağlantı ve alan bazlı erişim kurallarıyla korumak,
• Kuruma ait verilere yalnızca kurumun yetkilendirdiği kullanıcıların erişmesini sağlamak,
• Bir veri ihlalini öğrendiğinde kurumu gecikmeksizin bilgilendirmek,
• Hizmetin sunulması için kullanılan alt hizmet sağlayıcıları (barındırma, veritabanı) ile benzer güvenlik yükümlülükleri öngörmek.

5. Silme ve saklama

Kurum, ayrılan bir öğrencinin veya üyenin kişisel bilgilerini uygulama içinden silebilir ("Kişisel bilgileri sil"); bu durumda iletişim, doğum tarihi, acil durum, veli ve not bilgileri kalıcı olarak silinir; öğrenci/üye kartında ve borç kayıtlarında ad "Silinmiş öğrenci" / "Silinmiş üye" olarak değiştirilir.

Geçmiş tahsilatlara ait muhasebe kayıtları (gelir-gider hareketinin açıklaması, makbuz tutarları) ve güvenlik amacıyla tutulan işlem kayıtları (kim, ne zaman, hangi işlemi yaptı), kurumun muhasebe bütünlüğü ve yasal saklama yükümlülükleri nedeniyle değiştirilmez; bu kayıtlarda öğrencinin/üyenin adı yer almaya devam edebilir. Bu kayıtlar yalnızca kurumun yetkili kullanıcılarına açıktır ve kurumun hesabı veya işletme alanı silindiğinde onlar da silinir. Kurumun hesabı veya işletme alanı silindiğinde, alana ait öğrenci, veli ve üye verileri Gizlilik Politikası'nda belirtilen hesap silme kurallarına göre kalıcı olarak silinir. Kurum, verilerini dilediği zaman "Verilerimi indir" özelliğiyle dışa aktarabilir.

6. Kabul

Bu koşullar, paket kurulumunda kurum adına işlem yapan yetkili kullanıcının onayıyla kabul edilmiş sayılır. Onay tarihi ve onaylayan kullanıcı kayıt altına alınır.